SixBlocks in Jip-en-Janneke-taal: van geen overzicht naar trots.

Door: Joost de Wit
Archief | Ons verhaal | Uitgelicht
Gepubliceerd: 10-05-2023
Op papier kun je informatie schrijven: een verhaaltje, een rekensom of een plaatje. Als je die informatie opslaat op een computer of telefoon, noemen we dat een bestand. Soms zijn er meerdere bestanden met dezelfde informatie, maar met verschillende woorden. Dat is verwarrend. Soms ontbreekt er informatie in de bestanden, bijvoorbeeld als de informatie alleen in iemands hoofd zit. Gevolg: je verliest het overzicht. Hoe kan je dit oplossen?

 

 

Organisaties en mensen

 

Organisaties doen dingen voor mensen en krijgen daarvoor geld. Er zijn diverse soorten organisaties: bedrijven, instanties en zorginstellingen. Alles wat organisaties voor mensen doen, noemen we diensten. Mensen betalen  geld aan organisaties voor deze diensten. Zo werkt het!

Mensen zijn op verschillende manieren betrokken bij organisaties. Hier zijn een paar voorbeelden:

  • Klanten kopen spullen bij bedrijven, zoals een auto.
  • Burgers lopen op straat en voelen zich veilig; de politie helpt daarbij.
  • Patiënten worden beter gemaakt in een ziekenhuis.

Mensen kunnen ook bij een organisatie werken. Dan zijn het medewerkers. Het geld dat organisaties verdienen, wordt verdeeld onder medewerkers. Die gebruiken het weer om te betalen voor diensten van andere organisaties. Op die manier helpen mensen elkaar. Het draait uiteindelijk allemaal om mensen!

 

Gevaar van geen overzicht

 

Sommige organisaties worden groter en groter. Dat betekent meer klanten, meer medewerkers en meer bestanden op de computers. Maar als het overzicht in de organisatie ontbreekt, dan is het moeilijk om klanten goed te helpen.

Op de computer staan computerprogramma’s. Daarmee kunnen organisaties de informatie in de bestanden bekijken en aanpassen. Computerprogramma’s maken fouten als de informatie in bestanden niet klopt of als er informatie in de bestanden ontbreekt. Dan raken medewerkers het overzicht kwijt. Gevolg: ontevreden klanten.

Ook voor de medewerkers is het vervelend als er geen overzicht is. Want van hen wordt verwacht dat ze de problemen oplossen. Soms doen ze dat op hun eigen manier. Andere medewerkers weten dan niet wat er is gebeurd. Die kunnen de klanten niet helpen als er een nieuwe vraag is, want zij missen informatie. Klanten snappen niet wat er aan de hand is en reageren teleurgesteld. Ze stappen soms over naar een andere organisatie, omdat ze denken dat ze daar beter worden geholpen. Of dat werkelijk gebeurt, is maar de vraag.

 

 

Terug naar overzicht

 

SixBlocks helpt organisaties om het overzicht te krijgen. Dat geldt dus ook voor jouw organisatie. Dat doen we door veel vragen te stellen aan de medewerkers, zoals:

  • Wat zouden jullie nu echt willen doen voor jullie klanten?
  • Welke informatie is nu echt heel belangrijk?
  • Welke informatie zit in jullie hoofden?

De medewerkers verzamelen deze informatie en maken die compleet. Ze zorgen dat de informatie aansluit bij de situatie van vandaag. Natuurlijk helpt SixBlocks hen daarbij. We gaan net zolang door totdat alle informatie duidelijk is. De minder belangrijke informatie wordt netjes opgeruimd in een andere map. Het staat niet meer in de weg en jullie medewerkers kunnen het snel terugvinden.

Als er nog geen overzicht is voor de medewerkers, gaan we terug naar de vorige stap. Pas als alles klopt en duidelijk is, gaan we verder.

 

Nog eenvoudiger: overzicht met zes blokjes

 

Een kleine groep medewerkers gaat nu aan de slag om alles nog eenvoudiger te maken. Ze gaan alleen de allerbelangrijkste informatie kort opschrijven in zes blokjes. SixBlocks legt het uit hoe jullie dit gemakkelijk kunnen doen. De zes blokjes zorgen voor nog meer overzicht. Nieuwe medewerkers snappen op deze manier direct wat de zes blokjes betekenen. Zij kunnen daardoor snel klanten helpen. Elk blokje heeft een eigen, symbool, kleur en betekenis:

 

Alleen maar winnaars

 

Jullie doen alles zelf en helpen elkaar om beter te worden. Als er iets verandert, dan passen jullie de zes blokjes aan. Dat is leuk om te doen. Dit werkt bij álle veranderingen in een organisatie. Jullie spelen eigenlijk een spannend spel met de zes blokjes. Als jullie elkaar goed helpen met het invullen van de zes blokjes, dan wint iedereen.

Blije klanten

 

De klanten zijn nu heel blij met jullie diensten. Ze geven complimentjes en zijn bereid om extra te betalen voor meer diensten. Hierdoor krijgen jullie steeds meer klanten. En jullie behouden het overzicht. Dat is fijn!

Jullie zijn trots op jullie klanten en trots op jullie organisatie. Tot slot zijn medewerkers vooral trots op zichzelf als mens.

 

Zo werkt het met de zes blokjes van SixBlocks. Lees hier hoe grote mensen uitleggen wat SixBlocks is: duurzame en extreme vereenvoudiging.

Het lezen over de zes blokjes is leuk. Maar de zes blokjes in het echt zien bewegen, is leuker. En weet je wat nog veel leuker is? Als jij zelf met de zes blokjes gaat spelen. Neem dan contact op met joost.de.wit@sixblockssolution.com.

 

 

Dit artikel is geschreven door:

Joost de Wit
Architect in het verenigen van menselijke creativiteit en AI voor duurzame bedrijfstransformaties.
Linkedin
joost.de.wit@sixblockssolution.com